7 Bước Setup Quán Cafe Từ A–Z Dành Cho Người Bắt Đầu

Việc setup quán cafe đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ ý tưởng, ngân sách đến thiết kế và vận hành. Không chỉ là chuyện mua vài bộ bàn ghế và máy pha cafe, mà đó là quá trình xây dựng một mô hình kinh doanh hoàn chỉnh từ con số 0.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng bước cụ thể, giúp bạn tự tin setup quán cafe chuyên nghiệp – kể cả khi đây là lần đầu bạn bắt tay vào lĩnh vực này.

1. Setup quán cafe có những chi phí nào?

1.1. Chi phí thuê và sửa sang mặt bằng

Phần lớn ngân sách ban đầu khi setup quán cafe sẽ rơi vào mục mặt bằng:

• Tiền thuê nhà (thường phải trả trước 3–6 tháng)
• Chi phí cải tạo, làm lại tường, nền, đường điện nước
• Thiết kế bảng hiệu, biển chỉ dẫn

Không gian đẹp, dễ nhìn, thuận tiện di chuyển là yếu tố quan trọng giúp bạn gây ấn tượng với khách hàng từ cái nhìn đầu tiên.

1.2. Chi phí trang thiết bị và nội thất

Tùy vào mô hình setup quán cafe mà bạn cần chuẩn bị các thiết bị như:

• Máy pha cafe (30–70 triệu), máy xay, máy đánh kem
• Tủ lạnh, ly cốc, khay đựng, dụng cụ pha chế
• Bàn ghế, đèn, hệ thống âm thanh
• Phần mềm bán hàng và máy POS (khuyên dùng để kiểm soát doanh thu)

Khoản này thường dao động từ 100–200 triệu đồng, cần được lập bảng chi tiết từ sớm.

1.3. Chi phí nhập nguyên liệu

Bao gồm: cafe nguyên chất, sữa, trà, đường, trái cây tươi, topping… Bạn nên chọn nhà cung cấp có uy tín và chính sách đổi trả linh hoạt để tránh hàng tồn kém chất lượng.

Nguyên liệu chiếm khoảng 20–25% doanh thu. Đây là con số cần ghi nhớ trong khi setup quán cafe để đảm bảo lợi nhuận.

1.4. Các khoản chi khác

• Lương nhân viên
• Đồng phục, vật phẩm trang trí (tranh ảnh, cây xanh)
• Dụng cụ vệ sinh, máy hút bụi, quạt mát
• Phí cấp phép kinh doanh

Đừng quên trích quỹ dự phòng để ứng phó các khoản phát sinh ngoài kế hoạch khi setup quán cafe.

2. Chi phí duy trì hoạt động

Ngay cả khi quán chưa có lợi nhuận, bạn vẫn phải duy trì:

• Tiền điện, nước, wifi
• Lương nhân sự
• Phí quảng cáo, chăm sóc khách hàng
• Chi phí sửa chữa nhỏ

Vì vậy, hãy luôn giữ nguồn tiền mặt lưu động đủ duy trì từ 2–3 tháng để tránh rơi vào khủng hoảng sau khi khai trương. Đây là bài học xương máu cho mọi người khi setup quán cafe lần đầu.

3. Quy trình setup quán cafe

3.1. Xác định tệp khách hàng

Mọi thứ cần khởi đầu từ câu hỏi: quán của bạn phục vụ ai?

• Sinh viên: cần giá rẻ, wifi mạnh, không gian chill
• Dân văn phòng: cần yên tĩnh, thiết kế tối giản
• Khách gia đình: cần không gian rộng, menu đa dạng

Chân dung khách hàng càng rõ, việc setup quán cafe sẽ càng đúng hướng.

3.2. Xây dựng menu và công thức chuẩn

Menu phải hài hòa giữa sở thích khách – khả năng pha chế – giá vốn.

• Tạo khoảng 15–20 món ổn định
• Định lượng nguyên liệu rõ ràng
• Lên giá bán hợp lý
• Tính % lợi nhuận cho từng món

Trong giai đoạn setup quán cafe, bạn nên thử nghiệm một số món signature để tạo nét riêng.

3.3. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Chất lượng phục vụ ảnh hưởng 70% trải nghiệm khách.

• Hãy tuyển những người có thái độ tốt
• Tổ chức đào tạo nội bộ: kỹ năng order, tư vấn, pha chế, dọn dẹp
• Có bảng mô tả công việc, chia ca rõ ràng

Khi setup quán cafe, đừng chỉ thuê người cho đủ, mà hãy tìm người phù hợp.

3.4. Tổ chức vận hành và kiểm soát

Sử dụng phần mềm quản lý để:

• Kiểm kê nguyên liệu
• Tính lương theo ca
• Theo dõi doanh thu – chi phí – tồn kho
• Phân quyền nhân viên

Quy trình vận hành tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi setup quán cafe bước vào giai đoạn hoạt động chính thức.

3.5. Marketing cho quán cafe

Thương hiệu không thể “tự lan tỏa”, bạn cần làm truyền thông:

• Tạo fanpage – đăng ảnh, video hậu trường setup
• Mời reviewer, người ảnh hưởng đến trải nghiệm
• Giảm giá, ưu đãi khai trương
• Đưa quán lên các app ẩm thực như Foody, Google Maps

Marketing là một phần không thể thiếu trong toàn bộ kế hoạch setup quán cafe.

4. Kinh nghiệm thực chiến khi setup quán cafe

4.1. Xác định rõ mô hình – chi phí – mục tiêu

Biết mình mở quán để làm gì: kinh doanh lâu dài hay thử nghiệm? Có thể mở chuỗi trong tương lai không? Hãy viết ra mọi mục tiêu để lên lộ trình setup quán cafe hợp lý.

4.2. Tự học – tự làm – tự cải thiện

Đọc sách, học khóa ngắn hạn về pha chế, quản trị vận hành, marketing sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều sai lầm khi setup quán cafe.

4.3. Chi tiêu thông minh, tránh lãng phí

Đừng mua máy móc quá đắt nếu chưa cần thiết. Đừng trang trí cầu kỳ nếu khách của bạn chỉ cần nơi ngồi chill.

Setup quán cafe thành công là khi bạn biết chi tiêu đúng trọng tâm.

4.4. Kiên trì với đam mê

Quản lý quán cafe là hành trình dài. Có những ngày vắng khách, nhân viên nghỉ bất chợt, nguyên liệu bị lỗi…

Chỉ khi có đam mê thực sự, bạn mới đủ kiên nhẫn để vượt qua và tiếp tục hành trình setup quán cafe mơ ước của mình.

5. Định hình mô hình quán từ đầu

Bạn sẽ chọn:

• Cafe sân vườn?

• Cafe take-away?

• Cafe thú cưng hay cafe sách?

Mỗi mô hình đều có ưu – nhược điểm riêng. Khi setup quán cafe, hãy tính kỹ xem nguồn lực của bạn phù hợp với kiểu nào nhất để tránh đổi phong cách nửa chừng.

6. Những kỹ năng cần thiết khi kinh doanh cafe

• Kỹ năng pha chế cơ bản

• Biết làm kế toán đơn giản
• Quản lý kho, nhân sự
• Giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp

• Biết chạy quảng cáo cơ bản

Bạn không cần giỏi mọi thứ – nhưng biết một chút về mỗi kỹ năng là lợi thế lớn khi setup quán cafe.

7. Những kinh nghiệm dành cho quán nhỏ và cafe cóc

• Menu ngắn, nguyên liệu dễ chuẩn bị
• Địa điểm gần khu dân cư, trường học

• Không cần đầu tư nội thất quá nhiều
• Phải nhanh – tiện – rẻ – thân thiện
• Setup đơn giản nhưng có bản sắc riêng

Setup quán cafe nhỏ không tốn nhiều tiền, nhưng đòi hỏi bạn phải hiểu rõ cộng đồng quanh khu vực mình bán.

 Chia Sẻ Kinh Nghiệm Thực Tế Khi Setup Quán Cafe (Góc Nhìn Vận Hành)

“Setup” – Nghe thì đơn giản, nhưng làm mới biết là không hề dễ.
Rất nhiều người tưởng rằng setup quán cafe chỉ gồm vài đầu việc như: lên menu, định giá đồ uống, đào tạo nhân viên là xong. Nhưng sự thật là phía sau mỗi quán cafe hoạt động trơn tru là cả một quy trình vận hành được tính toán kỹ càng – từ lúc lên ý tưởng đến sau ngày khai trương.

Dưới đây là tổng hợp những kinh nghiệm thực chiến từ những người đã từng đảm nhiệm vai trò Operation Manager, những người đi cùng chủ đầu tư từ giai đoạn “chưa có gì” đến khi quán khai trương thành công:

1. Giai đoạn tiền khai trương – Chiếm 80% thành bại

Nếu bạn được tiếp cận dự án từ giai đoạn đầu – hãy nắm lấy cơ hội. Giai đoạn này nên tập trung vào:

• Lắng nghe chủ đầu tư: Hiểu tầm nhìn, phong cách quán muốn xây dựng (nhẹ nhàng, hiện đại, cổ điển, take-away…)
• Góp ý mô hình: Dựa vào kinh nghiệm và nghiên cứu thực tế để điều chỉnh định hướng nếu cần
• Nghiên cứu thị trường: Khảo sát trong bán kính 3km xem có bao nhiêu quán tương tự, mô hình nào đang thành công, điểm mạnh – yếu của họ là gì

✍️ Tip: Hãy viết bảng tổng hợp SWOT cho cả đối thủ và chính mô hình bạn đang làm. Đây là bước nền tảng cực kỳ quan trọng trong toàn bộ hành trình setup quán cafe.

2. Phân tích công suất & bố trí layout

Sau khi có mặt bằng và bản thiết kế sơ bộ, việc bạn cần làm là kiểm tra công suất vận hành:

• Tính số khách tối đa quán có thể phục vụ
• Đánh giá khả năng “chịu tải” của quầy bar, bếp, kho
• Cân đối số lượng nhân sự tối thiểu và tối đa
• Kiểm tra flow di chuyển (workflow) của nhân viên – tránh xung đột trong quá trình phục vụ

🚫 Sai lầm phổ biến: Thiết kế đẹp nhưng không tính toán dòng di chuyển, dẫn đến tắc nghẽn khi đông khách hoặc nhân viên va chạm, làm chậm phục vụ.

3. Chuẩn hóa danh sách cần làm trước khai trương

Thời điểm bản vẽ chốt, bạn chỉ còn 30–45 ngày để chuẩn bị mọi thứ. Checklist cụ thể gồm:

1. Tuyển dụng nhân viên: Cực kỳ áp lực, nhất là với quán quy mô vừa trở lên
2. Xây dựng menu chi tiết: Công thức pha chế, định lượng nguyên liệu, giá vốn – giá bán
3. Chốt nhà cung cấp: Deal công nợ, chiết khấu, hỗ trợ khai trương, tài trợ
4. Mua sắm thiết bị – vật tư: Cốc, ly, khay, máy móc, tạp dề, hóa đơn…
5. Xây dựng kế hoạch marketing: Truyền thông pre-opening (đăng ảnh hậu trường, teaser), và khai trương (giảm giá, event, mini game)
6. Training nhân sự: Dạy quy trình order, tiếp khách, pha chế, vệ sinh quán
7. Nhập hàng & kiểm kê: Chuẩn bị đủ nguyên liệu ít nhất 1 tuần trước soft opening

4. Chạy thử – Soft Opening

Soft Opening không phải để “khoe quán” – mà là để phát hiện lỗi!
Hãy hạn chế mời đông khách trong giai đoạn chạy thử. Lúc này:

• Nhân sự chưa quen việc
• Máy móc có thể chưa vận hành ổn định
• Menu mới cần kiểm tra tốc độ pha chế – phục vụ

Bạn chỉ nên đứng quan sát, điều động nhân sự trám vào vị trí yếu – tuyệt đối không làm thay nhân viên. Vì nếu bạn lao vào xử lý, bạn sẽ không nhìn ra các điểm nghẽn đang tồn tại trong mô hình setup quán cafe.

🎯 Nguyên tắc vàng: Soft Opening là để quán “gãy” – rồi sửa. Đừng ngại sai, miễn là bạn kịp sửa trước khi chính thức khai trương.

5. Grand Opening – Ngày “bùng nổ” không được phép sai

Ngày khai trương không chỉ là mốc đánh dấu sự ra mắt, mà còn là phép thử về hiệu quả marketing và sức bền vận hành.

• Tạo ưu đãi đủ hấp dẫn để kéo khách
• Tổ chức sự kiện đơn giản nhưng có điểm nhấn
• Đội ngũ nhân sự phải vận hành như “một đội bóng ăn ý”

Sau khai trương, hãy lập kế hoạch marketing tháng 1–3 để giữ nhiệt: tung sản phẩm mới, mini event hàng tuần, khuyến mãi theo mùa…

6. Điều chỉnh & bàn giao

• Rà soát lại toàn bộ quy trình vận hành, hiệu suất nhân sự
• Chốt số liệu thực tế so với kế hoạch: lợi nhuận, nguyên liệu tiêu hao, giờ phục vụ trung bình…
• Điều chỉnh định lượng, cost nếu cần
• Lập báo cáo tổng hợp và hoàn tất bàn giao

Kết

Setup quán cafe không phải chỉ để “mở được quán” – mà là để quán vận hành mượt, tạo lợi nhuận và có thể nhân bản.
Hy vọng những chia sẻ thực tế này sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về bức tranh tổng thể và sẵn sàng bước vào hành trình khởi nghiệp một cách chắc chắn.

Liên Hệ Với Chúng Tôi:

– Địa Chỉ Showroom Hà Nội : 102/30 Lê Hồng Phong , Hà Cầu , Hà Đông , Hà Nội .

– Địa Chỉ Showroom HCM: 186/17 Trường Chinh, P Tân Hưng Thuận, Q12, HCM

– Giờ làm việc: 8h-17h các ngày từ thứ 2 – thứ 7.

– Email: noithatfaha@gmail.com

– Website: https://faha.vn

– Fanpage: Xưởng chân bàn Faha

– Shopee: https://shopee.vn/fahafurniture66

– Tiktok: https://www.tiktok.com/@truclinhanh08?lang=vi-VN